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Rechnungen die per E-Mail eingehen oder gescannt werden, erkennt dataSystems nun automatisch und archiviert diese im ECM. Mittels Workflow werden die Daten über die FiBu an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Die Prüfung und Freigabe erfolgt papierlos und unabhängig davon ob sich die Kollegen gerade am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder auf Dienstreise befinden.

dataSystems 4.0 automatisiert die rechtskonforme, elektronische Rechnungserstellung und beschleunigt dadurch Ihre Arbeitsabläufe. Im Kundenstamm wird – je nach Kundenpräferenz - der elektronische Rechnungsversand aktiviert und die zugehörige Empfängeradresse explizit erfasst. Durch wenige Klicks wird die automatisierte Generierung der Rechnung angestoßen.
Von jetzt an arbeitet dataSystems für Sie im Hintergrund, erstellt das PDF/A-Dokument mit eingebetteten XML-Rohdaten im Format ZUGFeRD (auf Wunsch auch reines PDF/A) und versendet es vollautomatisch an die zugehörige Kundenadresse. Durch fest definierte Absender wird dabei sichergestellt, dass wichtige E-Mails nicht fälschlicherweise von Spamfiltern aussortiert werden.

Durch digitale Workflows, also die elektronische Abwicklung von Prozessschritten, lassen sich alltägliche Prozesse in vielen Unternehmen deutlich einfacher, schneller und effizienter gestalten. Papierloses Arbeiten mit digitalen Workflows verkürzt die Wege, fordert die klare Definition von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen, und erfüllt Dokumentationspflichten automatisch und zuverlässig.
Aufgrund dieser Vorteile wurde die „Workflow-Familie“ (Modul: ECM-Workflow) von dataSystems erneut erweitert. Bestellungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften können nun über eine vordefinierte Freigabe-Matrix abgewickelt werden. Auch das Festlegen von Kreditlimits, inklusive dem Einholen von Kreditauskünften und der Ablage der gewonnenen Daten im Kundenstamm, ist jetzt als effizienter Workflow verfügbar.

Mit dataSystems können Zeitmeldungen jetzt vollständig digital und effizient in einem durchgehenden Workflow bearbeitet werden.

Der User initiiert dabei eine Zeitmeldung, wie z.B. einen Urlaubsantrag oder Fehlzeiten. Der dadurch ausgelöste Workflow kann individuell definiert mehrere Freigabeebenen durchlaufen. Der letzte Freigabeschritt löst die Buchung in der Zeitverwaltung sowie die Archivierung in der digitalen Personalakte aus. Ein Storno kann je nach Art der Zeitmeldung vom User oder Vorgesetzten ausgelöst werden und folgt ebenso den Freigaberegeln per Workflow.

Seit 01.01.2020 ist eine erweiterte Prüfung der Umsatzsteuer-ID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen erforderlich. Zwingend erforderlich ist seitdem das Vorliegen und die Aufzeichnung der gültigen USt-ID Nr. des Kunden.

dataSystems verfügt über eine integrierte Möglichkeit zur elektronischen Prüfung der UStID.
Die Prüfung kann für Kunden einzeln oder im Stapel angefordert werden, oder auch nach individuellen Kriterien wie z.B. Alter der letzten Prüfung, Auftragswert, Kundenklasse durchgeführt werden.
dataSystems stellt dabei eine automatisierte, qualifizierte Anfrage beim BZSt per XML-RPC-Schnittstelle. Der vom BZSt empfangene Datensatz gilt bereits als Nachweis und wird zusätzlich in Enaio archiviert.