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Durch digitale Workflows, also die elektronische Abwicklung von Prozessschritten, lassen sich alltägliche Prozesse in vielen Unternehmen deutlich einfacher, schneller und effizienter gestalten. Papierloses Arbeiten mit digitalen Workflows verkürzt die Wege, fordert die klare Definition von Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen, und erfüllt Dokumentationspflichten automatisch und zuverlässig.
Aufgrund dieser Vorteile wurde die „Workflow-Familie“ (Modul: ECM-Workflow) von dataSystems erneut erweitert. Bestellungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften können nun über eine vordefinierte Freigabe-Matrix abgewickelt werden. Auch das Festlegen von Kreditlimits, inklusive dem Einholen von Kreditauskünften und der Ablage der gewonnenen Daten im Kundenstamm, ist jetzt als effizienter Workflow verfügbar.

Mit dataSystems können Zeitmeldungen jetzt vollständig digital und effizient in einem durchgehenden Workflow bearbeitet werden.

Der User initiiert dabei eine Zeitmeldung, wie z.B. einen Urlaubsantrag oder Fehlzeiten. Der dadurch ausgelöste Workflow kann individuell definiert mehrere Freigabeebenen durchlaufen. Der letzte Freigabeschritt löst die Buchung in der Zeitverwaltung sowie die Archivierung in der digitalen Personalakte aus. Ein Storno kann je nach Art der Zeitmeldung vom User oder Vorgesetzten ausgelöst werden und folgt ebenso den Freigaberegeln per Workflow.

Seit 01.01.2020 ist eine erweiterte Prüfung der Umsatzsteuer-ID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen erforderlich. Zwingend erforderlich ist seitdem das Vorliegen und die Aufzeichnung der gültigen USt-ID Nr. des Kunden.

dataSystems verfügt über eine integrierte Möglichkeit zur elektronischen Prüfung der UStID.
Die Prüfung kann für Kunden einzeln oder im Stapel angefordert werden, oder auch nach individuellen Kriterien wie z.B. Alter der letzten Prüfung, Auftragswert, Kundenklasse durchgeführt werden.
dataSystems stellt dabei eine automatisierte, qualifizierte Anfrage beim BZSt per XML-RPC-Schnittstelle. Der vom BZSt empfangene Datensatz gilt bereits als Nachweis und wird zusätzlich in Enaio archiviert.

Mit dem neuen Modul Web-Portale lassen sich zeitaufwendige Standardaufgaben automatisieren.  Der Abgleich von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, sowie die Prüfung internationaler Adressen auf Richtigkeit, wird automatisch vom System erledigt. Der automatisierte Zugriff auf aktuelle Daten spart dem Nutzer nicht nur wertvolle Zeit, sondern verhindert auch Falscheingaben und steigert damit die Datenqualität der gesamten Datenbank.

Mit der neuen Webschnittstelle DSWEB kann die PPS bzw. ERP-Software dataSystems nun weltweit und überall genutzt werden. Die Funktionalität umfasst einen aktuellen und individuell definierbaren Tagesbericht, sowie den Abruf und die Bearbeitung von Kundendaten in Echtzeit. DSWEB ist damit ein unverzichtbares Modul z.B. für Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office.