Zusatzmodule und Schnittstellen

Die Disposition erzeugt Bestellvorschläge an Lieferanten und interne Fertigung auf Grundlage der Kundenaufträge, Fertigungsaufträge und vorhandener Lagerbestände. Der Bruttobedarf wird verbrauchs- oder bedarfsgesteuert errechnet. Daraus resultiert ein Nettobedarf, bei dem Mindestlagerbestände, Sicherheitsbestände, Wiederbeschaffungszeiten und Losgrößen berücksichtigt werden.

Egal ob Einzel- oder Serienfertigung: Mit dem Modul strukturieren und automatisieren Sie Ihre Ressourcenplanung. Es ermöglicht die vollkommen IT-gesteuerte, schnelle, intuitive und individuelle Ressourcenzuordnung und den Ressourcenverleih. Dank Anbindung an die Zeitverwaltung und automatisierte Materialverfügbarkeitsprüfung disponieren Sie in der grafischen Übersichtsdarstellung Fertigungsaufträge ganz einfach um. Dies geschieht per Drag & Drop unter Beachtung der einzelnen Fertigungsschritte. dataSystems mit dem Modul „Ressourcenplanung“ ist damit nicht nur eine zeitgemäße, sondern eine zukunftsfähige Lösung für die Zeiten von Industrie 4.0.

Pro Lager kann festgelegt werden, ob mit fixen oder dynamischen Lagerplätzen gearbeitet wird. Ein Lagerplatz wird durch Ausmaß und maximales Gewicht definiert, entsprechend vorgeschlagen und bebucht. Beim Auslagern erfolgt die Vorschlagslogik nach dem klassischen FiFo-Prinzip.
Die optionale Anbindung von Mobilgeräten an dataSystems zur Lagerbuchung erfolgt per WLAN, die Kommunikation wird per Webservice bereitgestellt. Dadurch können mobil Lagerbuchungen durchgeführt werden.

Das Modul Chargenrückverfolgung ermöglicht die lückenlose Identifizierung von Material, von dessen Herstellung/Beschaffung und Weiterverarbeitung über den gesamten Produktionsablauf bis zur Endabnahme eines Produktes. Die Implementierung dazu geeigneter Systeme wird für Hersteller z.B. in der Druckgeräterichtlinie vorgeschrieben. Auch unabhängig von entsprechenden Vorschriften bietet sie aus Qualitätsgründen erhebliche Vorteile.

Das Modul ordnet jedem Bauteil eine Charge eindeutig zu und speichert diese Information im ERP-System. Selbst wenn das Produkt, auf welchem die Chargennummer physisch angebracht war, verloren gegangen sein sollte, können durch die Datenbank der ERP-Software im Nachgang Werkstoff, Zertifikate und Zeugnisse (z.B. Abnahmeprüfzeugnis 3.1) einer bestimmten Seriennummer zugeordnet werden.

Auch wenn Materialfehler erst Jahre nach der Auslieferung zu Reklamationen führen, kann durch das Modul ermittelt werden, in welchen weiteren Produkten die fehlerhafte Charge verbaut, und an welche Kunden diese Produkte geliefert wurden. Sollte eine Rückrufaktion erforderlich sein, kann diese also in einem exakt abgegrenzten Rahmen durchgeführt werden – es werden nur Kunden kontaktiert die auch potentiell betroffen sind.

Auch im Bereich der Qualitätssicherung eröffnet die Chargenrückverfolgung der ERP-Software dataSystems neue Möglichkeiten. Zusammenhänge zwischen verschiedenen Kundenreklamationen können leichter aufgedeckt und auf bestimmte Lieferanten und Chargen zurückgeführt werden.

Im Betriebsablauf wird die Rückverfolgbarkeit durch eine chargenreine Lagerung realisiert. Den entsprechenden Teilen wird über einen eindeutigen Strich- bzw. QR-Code die Information zu Lieferant und Charge zugewiesen. Bei der Entnahme aus dem Lager wird der Code gescannt. Dabei identifiziert dataSystems das Bauteil und ordnet es dem Betriebsauftrag und damit schlussendlich auch dem fertigen Produkt zu.

Neben einer automatischen Belegabwicklung in verschiedenen Sprachen und Währungen wird in dataSystems auch eine systematische Dokumentation der steuerlich relevanten Verrechnungspreise umgesetzt. Die Steuerung der Sprache, Währung, Belegerstellung und der internen Verrechnungspreise erfolgt dabei automatisch innerhalb des Systems. Ebenso sind Versandabläufe weitgehend optimiert (Versanddokumente, Zollpapiere).

Die Anforderungen einer standortübergreifenden Fertigung werden individuell konzipiert und angeboten.

Eingehende EDI-Nachrichten werden durch dataSystems analysiert und den Belegen zugeordnet. Bei Fehlern erfolgt eine Nachricht an die Administrator-Gruppe. Ausgehende Lieferscheine und Rechnungen werden entsprechend der EDI-Vorgaben aufbereitet. Die Entgegennahme und das Versenden der EDI-Nachrichten erfolgt durch externe Kommunikationssysteme (Beispiel: Fa. Seeburger). Diese Lizenzen sind nicht in der Schnittstelle enthalten.

Unterstützt werden aktuell folgende VDA-Standards:

4902, 4905, 4906, 4912, 4913, 4915, 4916 (Just in Sequence), 4922, 4939, 4938, 4984 (Just in Time), 4994, 4987

Das ZUGFeRD-Format (Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland) ermöglicht es, digitale Rechnungen als lesbares Dokument (im PDF/A3-Format) und gleichzeitig maschinenlesbar (durch eingebundene XML-Daten) zu erzeugen. Die entscheidende Erleichterung gegenüber anderen Verfahren für elektronische Rechnungen ist der Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache.

Ausgangsrechnungen (Vertrieb) werden aus dataSystems im ZUGFeRD-Format erzeugt und per Email versendet. Eingangsrechnungen (Einkauf) werden eingelesen, interpretiert und in die bewährte Rechnungsprüfung übernommen.

Ermöglicht die Kommunikation zwischen dataSystems und ECM-Software wie z.B. PROXESS und ELO. Dieses Basismodul bietet die Funktion, alle Dokumente aus dataSystems nach GoBD-Richtlinien abzulegen.

Ermöglicht die bidirektionale Kommunikation zwischen dataSystems und der ECM-Software enaio. Dieses Basismodul bietet die Funktion, alle Dokumente aus dataSystems nach GoBD-Richtlinien abzulegen und zu archivieren. Alle Belege werden direkt in dataSystems angezeigt. Dieses Basismodul ist die Voraussetzung für alle Erweiterungen für die ECM-Software enaio.

Das Modul kombiniert dataSystems und das Enaio Business-Process-Management. Dadurch können Workflows und auch komplexe Prozessabläufe individuell definiert und abgebildet werden. Einzelne Schritte und Ergebnisse können in beiden Systemen je nach Anforderung ausgelöst und abgearbeitet werden.

Unter anderem diese Workflows sind in dataSystems integriert:

• Bestellungen im Einkauf: Freigabe von Einkaufs-Aktionen mit Freigabe-Matrix
• Festlegen von Kreditlimits: Einholen von Kreditauskünften von Kunden mit Freigabe-Matrix und Ablage der Auskunft im Kundenstamm
• Zeitmeldungen: Steuern von verschiedenen Abwesenheiten mit Freigabe-Matrix
• Freigabe von Gutschriften mit Freigabe-Matrix
• Angebots- und Auftragsfreigabe mit Freigabe-Matrix
• Verwaltung von Verträgen (z.B. Mietverträge, Leasingverträge, usw.)

Rechnungen die per E-Mail eingehen oder gescannt werden, erkennt dataSystems automatisch, gleicht diese mit bestehenden Informationen (z. B. Bestellungen) ab und archiviert diese in enaio. Mittels Workflow werden die Daten über die FiBu an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Die Prüfung und Freigabe erfolgt papierlos und unabhängig davon, ob sich die Kollegen gerade am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder auf Dienstreise befinden.

Das Modul automatisiert die Verwaltung von eingehenden Prüfzeugnissen u.a. vom Typ 3.1 und 3.2.
dataSystems führt einen automatischen Abgleich der Soll- und Ist-Werte durch, stellt Abweichungen fest und berücksichtigt vorhandene Toleranzen. Die Ergebnisse werden gesetzeskonform in enaio archiviert. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Charge für dataSystems freigegeben.

Integriert Abwesenheitsmanagement sowie Erfassung von Arbeitszeiten über 8 Stunden in dataSystems und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen zur Zeitverwaltung an Unternehmen. Das Modul beinhaltet kein Zeiterfassungssystem.
Abwesenheiten von Mitarbeitern werden mit Begründung (Krankheit, Urlaub, Home Office, etc.) erfasst, können anschließend automatisch im Modul Ressourcenplanung (nicht inklusive) berücksichtigt und die Produktionsplanung entsprechend an die tatsächliche Kapazität angepasst werden. Mitarbeiter können je nach Arbeitszeitmodell in verschiedene Zeitgruppen mit unterschiedlichen Anwesenheitsprofilen eingeteilt werden. Für die Auswertung der Abwesenheiten können Gesamt- oder Individualstatistiken ausgegeben werden.
Im Urlaubsplanungsmodul können Mitarbeiter abteilungsintern ihre Urlaubszeiten miteinander abstimmen, planen, beantragen und vom Vorgesetzten freigeben lassen (nur mit separatem „Basismodul enaio von Optimal Systems“ und ECM Workflow-Erweiterung für enaio).

Das Modul ermöglicht den automatischen E-Mail-Versand von Belegen nach dem normierten EU-Standard. Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt können individuell konfiguriert werden. Für die automatisierte Verarbeitung von z. B. Rechnungen beim Empfänger ist dies oft eine Voraussetzung. Der E-Mail-Versand ist per Serverdienst oder im Stapel möglich - ein großer Schritt zur sicheren Übertragung und zur Ablösung papierbasierter Prozesse.

Die Webschnittstelle DSWEB ermöglicht den Zugriff auf individuelle Funktionen im Browser. Betriebssystemunabhängig, z. B. über iOS oder Android können dadurch unter anderem Statistiken und Kennzahlen eingesehen werden.
Datenabgleich mit Webportalen

Grundsätzlich ist eine Vielzahl automatisierter Datenabgleiche mit Webportalen möglich, wie z. B. zur Prüfung internationaler Adressen oder Umsatzsteuer-IDs.

Schnittstelle zur Telefonanlage des Unternehmens für eingehende und ausgehende Gespräche. Bei eingehenden Gesprächen wird automatisch der Kunde, Interessent oder Lieferant in dataSystems signalisiert und Sie können die Inhalte des Telefonats gleich bei der entsprechenden Firma festhalten.

Ebenso können Sie direkt aus dataSystems heraus Anrufe tätigen.

Technische Voraussetzungen:

• Ihr PC/Telefon muss über eine geeignete TAPI-Schnittstelle verfügen.